Les présentes conditions générales d’utilisation ne s’appliquent qu’à l’usage du formulaire de contact SVE.
1 Définition et objet du « formulaire de contact SVE ».
Le Département de la Drôme met en place un formulaire de contact accessible aux usagers depuis son site Internet www.ladrome.fr
Le formulaire de contact dénommé « formulaire SVE » est un téléservice au sens de l’ordonnance n°2005-1516 du 8 décembre 2005 relative au droit des usagers de saisir l’administration par voie électronique.
Il offre aux usagers la possibilité de saisir le Département pour lui adresser une demande, une déclaration, un document ou une information. Ce formulaire ne permet pas d’effectuer les démarches qui sont exclues du droit des usagers de saisir l’administration par voie électronique.
Lorsqu’il existe un téléservice dédié, l’usager doit saisir le Département uniquement par le biais de celui-ci pour l’accomplissement de sa démarche administrative. Pour les autres démarches, l’usager utilise le « formulaire de contact SVE », moyen unique de saisir le Département par voie électronique. Les demandes formulées directement sur les adresses de messagerie électronique des directions/services et des agents de la collectivité ne sont pas considérées comme des saisines de l’administration.
2 Fonctionnement du formulaire de contact
2.1 Utilisation
L’utilisation du formulaire de contact est gratuite et facultative. C’est un canal offert à l’usager pour communiquer avec le Département.
L’utilisation du formulaire nécessite l’acceptation par l’usager des présentes conditions générales d’utilisation (CGU).
L’usage de la langue française est obligatoire.
2.2 Prérequis techniques
L’utilisation du service requiert une connexion et un navigateur Internet. Le navigateur doit être configuré pour autoriser les cookies de session. En poursuivant votre navigation sur ce site, vous acceptez l’utilisation de cookies pour réaliser des statistiques de visite (cf. Données personnelles).
Afin de garantir un bon fonctionnement du formulaire, il est conseillé d’utiliser les versions de navigateurs suivantes :
- Firefox version 31 et supérieure
- Safari version 7 et supérieure
- Internet Explorer version 10 et supérieures
- Chrome version 35 et supérieures.
2.3 Identification de l’usager (particulier, professionnel, association, entreprise)
Lors de la saisine par voie électronique et pour que celle-ci soit recevable par le Département, l’usager doit s’identifier en complétant les informations demandées.
L’ensemble des champs obligatoires doit être renseigné pour valider l’envoi du formulaire du contact.
Le particulier doit préciser son nom, prénom, adresse postale et électronique. Dans le cas d’un professionnel ou d’une association, il doit être précisé un numéro d’inscription au répertoire des entreprises ou des associations.
L’usager doit indiquer une adresse électronique valide.
2.4 Remplissage du formulaire
L’usager remplit en ligne le formulaire et valide celui-ci. La validation du formulaire par l’usager vaut consentement à celui-ci et aux présentes conditions générales d’utilisation, ainsi qu’acceptation de sa part, de recevoir en retour de l’administration une réponse.
L’administration se réserve le droit de répondre à l’usager par le moyen qu’elle jugera le plus adapté à la situation, sauf si l’usager fait la demande express que son adresse électronique ne soit pas utilisée.
L’usager remplit en ligne le formulaire et valide celui-ci en y joignant éventuellement les pièces nécessaires au traitement de sa demande. Les formats acceptés sont pdf, jpg, jpeg ou gif. Le cas échéant, si la démarche le nécessite, les formats suivants pourront être utilisés : odt, ods, txt, csv, gif, png, doc, docx, xls, xlsx, de préférence compressés en format zip sans mot de passe.La taille totale maximale pour l’ensemble des pièces jointes est de 2 Mo.
2.5 Accusé d’enregistrement automatique (AEE)
Après l’envoi du formulaire, un accusé d’enregistrement électronique de la demande est envoyé automatiquement à destination de l’adresse électronique indiquée dans le formulaire.
Si aucun accusé d’enregistrement n’est reçu sous un délai d’un jour ouvré, cela signifie qu’une erreur d’envoi s’est produite. Dans ce cas, l’usager est invité à adresser une nouvelle demande. Avant de la reformuler, il doit vérifier la validité et le bon fonctionnement de l’adresse électronique qu’il mentionne.
Aucune réponse ne peut être adressée à l’adresse électronique d’expédition de cet accusé d’enregistrement.
2.6 Accusé de réception électronique (ARE)
Si l’accusé réception n’est pas instantané, un accusé de réception électronique est envoyé au plus tard à l’usager à l’adresse électronique indiquée dans le formulaire, dans un délai de 7 jours à compter de la réception de l’envoi de l’intéressé, sauf si la réponse lui parvient durant cet intervalle de temps.
2.7 Mauvaise orientation
Si l’usager a saisi le Département sur un champ hors de sa compétence, il en sera avisé par courriel et le Département réorientera sa demande vers l’autorité compétente.
2.8 Demandes incomplètes
Le service instructeur peut inviter l’usager à compléter sa demande. Il précisera à l’usager les pièces ou informations manquantes et le délai fixé pour la réception de celle-ci ainsi que la manière dont il doit les faire parvenir à l’administration.
2.9 Traitement des demandes abusives ou frauduleuses
Le droit de saisine électronique ne s’applique pas aux demandes, qui par leur nombre, leur caractère répétitif ou systématique constituent des envois abusifs, ou aux envois susceptibles de porter atteinte à la sécurité des systèmes d’information considérés comme frauduleux. Dans ce cas, le Département n’est pas tenu de délivrer un accusé de réception électronique..
2.10 Disponibilité et évolution du « formulaire de contact »
L’accès au formulaire de contact est disponible 7 jours sur 7, 24h sur 24. Le Département se réserve toutefois la faculté de faire évoluer, de modifier ou de suspendre, sans préavis, le formulaire pour des raisons de maintenance ou pour tout autre motif jugé nécessaire.
L’indisponibilité du formulaire ne donne droit à aucune indemnité. En cas d’indisponibilité du formulaire, l’usager en est informé, il est alors invité à effectuer sa démarche ultérieurement.
3 Traitement des données et responsabilité
3.1 Traitement des données à caractère personnel
Le Département s’engage à prendre toutes précautions utiles pour préserver la sécurité des données collectées auprès de l’usager, et notamment empêcher qu’elles soient déformées, endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès.
La collectivité s’engage à n’opérer aucune commercialisation des informations et documents transmis par l’usager au moyen du formulaire contact, et à ne pas les communiquer à des tiers, en dehors des cas prévus par la loi.
3.2 Durée de conservation des données collectées auprès des usagers
Les données recueillies en provenance des formulaires et des courriels servent uniquement à apporter une réponse aux questions ou à traiter les demandes des internautes. Ces données ne seront pas conservées au-delà de 3 mois (90 jours) après le traitement de la demande et ne serviront à aucun autre usage.
3.3 Droit des usagers à l’égard des traitements de données à caractère personnel
Conformément aux sections 2 et 3 du RGPD (réglement général à la protection des données_ UE 2016/679 du 27 avril 2016) et à l’article 38 de la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée, l’usager peut pour des motifs légitimes, s’opposer au traitement des données à caractère personnel le concernant, sauf lorsque le traitement répond à une obligation légale ou lorsque le droit d’opposition a été écarté par une disposition expresse de l’acte autorisant le traitement ;
– à l’article 39 de la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée, l’usager peut obtenir communication et, le cas échéant, rectification, limitation, opposition ou suppression des données le concernant.
Ce droit pourra être exercé conformément à la protection des données personnelles, accessible sur le site à partir duquel vous avez saisi l’administration par voie électronique (cf. Exercer vos droits).
3.4 Registre
Les présentes conditions générales d’utilisation constituent un traitement de données à caractère personnel inscrit au registre des activités de traitement du Département de la Drôme.
3.5 Engagements et responsabilité
L’usager du formulaire s’engage à fournir, dans le cadre de l’utilisation du formulaire, des informations exactes, à jour et complètes. Dans l’hypothèse où l’usager ne s’acquitterait pas de cet engagement, le Département se réserve le droit de suspendre ou de résilier la démarche administrative, sans préjudice des éventuelles actions en responsabilité pénale et civile qui pourraient être engagées à son encontre.
L’administration ne peut garantir la sécurité du système de messagerie électronique que l’usager utilise pour écrire son message et l’envoyer à l’administration, les délais d’acheminement des transmissions effectuées via Internet, ni la préservation de la confidentialité ou de l’intégrité des messages transmis jusqu’à leur arrivée dans les serveurs du Département.
L’usager s’engage à signaler dans les meilleurs délais à l’administration tout incident de sécurité (piratage, vol de moyen d’authentification, usurpation d’identité, virus…) qui nécessiterait de suspendre l’utilisation de son adresse de messagerie ou de prendre des précautions particulières.
Il est rappelé que toute personne procédant à une fausse déclaration pour elle-même ou pour autrui s’expose, notamment, aux sanctions prévues à l’article 441-1 du Code pénal, prévoyant des peines pouvant aller jusqu’à trois ans d’emprisonnement et de 45 000 euros d’amende.
Les termes des présentes conditions d’utilisation peuvent être amendés à tout moment, sans préavis, en fonction des modifications apportées au formulaire, de l’évolution de la législation ou de la réglementation, ou pour tout autre motif jugé nécessaire.
4 Juridiction compétenteÂ
Les présentes Conditions générales d’utilisation sont régies par la loi et la langue française.
L’utilisateur du site « La Drôme » accepte que tout litige relatif à l’interprétation, l’exécution des présentes Conditions générales d’utilisation et/ou grief lié au fonctionnement de ce site soit réglé devant une juridiction du ressort du Département de la Drôme et ce y compris en cas de référé, de requête ou de pluralité de défendeurs.